1. Составляйте список дедлайнов вместо списка дел
Скорей всего, у вас есть список дел — в блокноте или органайзере, в заметках на телефоне или просто в голове. Бывает ли такое, что некоторые задачи переходят из списка в список уже несколько месяцев, а руки так и не доходят до их выполнения? Они висят мертвым грузом, намекая на вашу непродуктивность и лень. Избавиться от таких задач, а также сократить список дел проще, чем кажется.
Назначьте для каждой задачи из списка дедлайн. Это самый простой путь превращения списка дел в график и четкий план что и когда делать.
Например, если вы составляете коммерческое предложение для крупного клиента, укажите дату, когда вы его отправите. К этому сроку вы не только должны составить коммерческое предложение, но и учесть время, за которое дизайнер/помощник/фрилансер его оформит. Соответственно, у задачи появятся еще несколько дедлайнов:
- 1 — когда вы отдадите наброски дизайнеру,
- 2 — когда дизайнер пришлет готовый вариант,
- 3 — когда вы отправите дизайнеру правки,
- 4 — получите окончательный вариант коммерческого предложения и отправите клиенту.
Теперь вместо одной размытой задачи из списка у вас разработанный план с четкими сроками, по которому вы будете двигаться.
Если вы работаете в команде, важно, чтобы каждый ее участник видел задачи и дедлайны коллег. Это помогают сделать сервисы таск-трекеров — Trello, ПланФикс. В крайнем случае командный таск-трекер можно собрать и в таблице Excel или Google Sheets.
Главное преимущество установки дедлайнов для всех рабочих (да и не только) дел — снижение уровня стресса. Вы начнете контролировать происходящее и планировать свой день исходя из дедлайнов, так как у вас уже будет четкий график. Останется только его придерживаться и корректировать по ситуации.
2. Прокачивайте критическое мышление
Многие предприниматели грешат тем, что принимают первое пришедшее на ум решение. В потоке и суете они не выделяют время на оценку проблемы со всех сторон. Но не всегда первое предложенное решение — лучшее. Защититься от ошибок позволит навык критического мышления.
Есть несколько способов заточить свой ум критически оценивать свои решения и не «пороть горячку».
Во-первых, ставьте под сомнение любые свои предположения и решения. Особенно, когда ставки высоки. Если вы придумали новую стратегию развития, спросите себя: «Почему эта стратегия лучшая в данном случае? Есть ли исследования рынка по этому поводу и что они утверждают?»
Во-вторых, включите логику. Оцените, насколько очевидны аргументы в пользу того или иного вывода, чтобы на их основе принять обоснованное решение? Подтверждены ли доводы «за» реальными цифрами или статистикой?
Наконец, старайтесь найти свежий или нестандартный способ решения проблемы. Как бы ни было велико искушение полагаться только на ближайшее окружение при поиске ответов на вопросы бизнеса, вы никогда не получите свежий взгляд на проблему, если вокруг вас все думают так же как вы. Выбирайтесь из пузыря и просите разных людей подвергнуть сомнению ваше решение.
3. Перестаньте вспоминать об ошибках
Как часто вы вспоминаете о своих провалах или совершенных ошибках в бизнесе? Если вы зацикливаетесь на негативном опыте, растет уровень тревоги и беспокойства, вы теряете способность принимать волевые решения. Есть несколько способов бороться с навязчивыми неприятными воспоминаниями.
Вспомните, что заставляет вас сомневаться в себе или своих решениях? Возможно, при общении с определенными людьми или во время работы над каким-то проектом или задачей, вы вдруг чувствуете неуверенность в себе и своих силах? Проследите за собой, когда (а главное, почему) вы начинаете заново обдумывать одну и ту же ошибку или провал.
Заметив, что вы уже в который раз вспоминаете то самое неверное решение, благодаря которому потеряли деньги/клиента/попали в трудную ситуацию, подумайте об этом под другим углом. Вместо того чтобы говорить про себя «Я некомпетентный», скажите «Я чувствую себя некомпетентным». Таким образом вы уходите от утверждения к формулированию чувства. А чувства и реальность зачастую не имеют ничего общего.
Наконец, никто не отменял самый простой способ — отвлечься. Если мысли не перестают крутиться вокруг провала из прошлого, прогуляйтесь, помедитируйте или начните заполнять отчет о доходах и расходах — займитесь простыми приятными (или не очень) вещами, чтобы мозг мог сфокусироваться на чем-то другом.
4. Больше слушайте, а не говорите
Если у вас есть сотрудники, вы, скорей всего, много говорите — объясняете, убеждаете, ставите задачи, наставляете, даете указания, отчитываете. Поводов для высказывания своих мыслей у руководителя очень много.
С одной стороны, важно донести до сотрудников, партнеров, коллег то, что вы от них хотите. Но в то же время, постоянно высказываясь вы можете не заметить, как начнете доминировать в каждом разговоре, не оставив собеседникам (как правило, подчиненным) шанса быть услышанными.
Начните следить за собой в разговорах. Например, если на планерке или совещании кто-то поднял острую тему или задал вопрос, попросите коллег высказать свое мнение первыми. Даже если у вас уже есть готовое решение, не говорите о нем, пока хотя бы пара человек выскажут свои предложения. В этом случае сотрудники включатся в процесс решения проблем и будут чувствовать, что их мнение важно и их вклад в дело чего-то стоит.
Высший пилотаж — создать регулярные встречи один-на-один с ключевыми сотрудниками с целью дать им возможность высказать свои идеи и предложения. На этих встречах спрашивайте подчиненных о их желаниях, нуждах, беспокойствах и слушайте. Вы удивитесь, сколько всего узнаете про свой бизнес и сотрудников, ничего не говоря.
5. Соблюдайте четыре базовых правила совещаний
Большинство совещаний — пустая трата времени. Они съедают время, превращаются в балаган и не приносят очевидных результатов. Чтобы продуктивно проводить совещания, не обязательно обладать знаниями уровня ядерной физики. Нужно всего лишь соблюдать основы.
Первое — планируя совещание определите цель. Она позволит составить повестку.
Второе — решите, кому точно стоит участвовать в обсуждении конкретного вопроса. Если определенные сотрудники должны быть в курсе совещания, но им не обязательно на нем присутствовать лично, предупредите их о предстоящем совещании и расскажите о решениях, принятых на нем.
Третье — в начале совещания оговорите его цель и сфокусируете собравшихся на поставленной задаче. Участники должны быть максимально вовлечены в обсуждение и поиск решения. Ваша задача добиться вовлечения.
Четвертое — не забудьте подвести итоги после обсуждения и немного порефлексировать. Ответьте на вопросы: «Все ли участники совещания действительно принимали в нем участие? Отвлекало ли что-то от главной цели и повестки дня?»
6. Вовлекайте сотрудников в достижение цели
Чтобы ваши сотрудники чувствовали приверженность цели бизнеса простых мотивационных и возвышенных речей о миссии компании зачастую недостаточно. Более того, чрезмерно претенциозные и неискренние речи о высшей цели бизнеса из ваших уст могут иметь обратный эффект и вызывать цинизм у сотрудников.
Чтобы вдохновлять и вовлекать подчиненных помните о двух вещах.
Во-первых, подумайте о том, как показать сотрудникам вклад и влияние их работы на благо бизнеса. Вы можете сколько угодно раз говорить своей команде о том, что их работа важна, но как вы заставите их это почувствовать? Возможно, стоит привести покупателя и попросить его рассказать сотрудникам свой отзыв или провести для команды небольшую экскурсию «в полях». Например, провести экскурсию для офисных сотрудников на производстве или, наоборот, сотрудников с производства привести в магазин, где бы они увидели реальных клиентов, покупающих продукт, которые они создают.
Во-вторых, искренность имеет значение. Если ваши попытки мотивации и вовлечения сотрудников идут вразрез с вашим обычным поведением, сотрудники скорей всего поймут, что ими манипулируют, а не вдохновляют. Работайте с вовлечением на постоянной основе, а не в качестве одноразовой акции, это даст сотрудникам понять, что вы серьезны.
7. Изучайте позитивную обратную связь
Большинство руководителей концентрируется только на негативной обратной связи о бизнесе или продукте, не обращая внимания на позитивные отзывы клиентов и партнеров. Но позитивная обратная связь — неоценимый способ узнать о сильных сторонах и точках роста бизнеса.
Создайте пространство (цифровое или физическое), куда вы будете сохранять похвалу, которую получаете из писем, книги жалоб и предложений, по телефону. Время от времени выделяйте время, чтобы просмотреть все благодарности и положительные отзывы и обдумать их. Спросите себя: «Что чаще всего хвалят? Как я могу использовать сильные стороны в других областях и направлениях?»
Не нужно скромничать и отмахиваться от благодарностей. Считайте, что кто-то указывает вам на сильные стороны, о которых вы могли и не догадываться. Используйте это для роста и развития.
