Главная » Без рубрики » Как оптимизировать рабочую нагрузку, чтобы не тратить время на пустяки?
Опубликовано: 14.06.2021

Как оптимизировать рабочую нагрузку, чтобы не тратить время на пустяки?

Шаг 1: Анализируйте

Первый шаг на пути к тому, чтобы вернуть утраченное время – понять, как вы его проводите. Четко определите каждую свою обязанность, оцените время, которое вы на нее тратите, и подумайте, сможете ли вы ее оптимизировать.

Используйте для этого специальный журнал или инструмент вроде Toggl. При помощи него ответьте на следующие вопросы:

  •  Какие задачи вы выполняете регулярно?
  •  Какой цели они служат?
  •  Сколько времени на них уходит?
  •  Можно ли их оптимизировать?

Нет метода лучше для оценки рабочих задач, чем матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент может в десять раз увеличить вашу эффективность на работе. Его изобрел 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, когда пытался приоритезировать все свои дела. В итоге получилась матрица, состоящая из четырех квадрантов, которые классифицируют занятия по двум параметрам: срочность и важность.

Вы знаете, какой квадрант занимает наибольшую часть вашей рабочей недели? Вот несколько критериев:

  • Квадрант I: Вам кажется, что вы постоянно тушите костры и работаете в аварийном режиме. Большинство ваших проектов требуют немедленного внимания из-за горящих дедлайнов.
  • Квадрант II: Вы чувствуете, что у вас все получается, потому что вы осторожно планируете, готовитесь и предотвращаете проблемы до их возникновения. Вы можете тратить время на сложные проекты, новые возможности, обучение и построение отношений.
  • Квадрант III: Большую часть вашего времени вы тратите на занятия, которые немедленно требуют вашего внимания, но не обязательно связаны с вашими приоритетами. Вы ходите на несрочные совещания, позволяете другим вас отвлекать и разбираете некритичные телефонные звонки и электронные письма. Вам кажется, что вы постоянно занимаетесь делами, важными для других, но не для вас.
  • Квадрант IV: У вас часто складывается ощущение, что вы тратите время впустую. Вы занимаетесь работой, не связанной напрямую с вашими целями, смотрите сериалы, играете в игры и сидите в социальных сетях.

Как только вы поймете суть матрицы, вы сможете оптимизировать свою работу в стиле Эйзенхауэра:

  1. Проанализируйте свое расписание и составьте список всех рабочих занятий. Особое внимание обратите на повторяющиеся процессы, такие как еженедельные встречи, отчеты и электронные письма, поскольку их можно легко оптимизировать. Не стесняйтесь добавлять задачи, которыми вы хотели бы заниматься, но у вас нет на это времени.
  2. Классифицируйте дела согласно их срочности и важности при помощи матрицы Эйзенхауэра.
  3. Посчитайте время, которое вы тратите на разные занятия в каждом квадранте. Для самых повторяющихся задач это не будет проблемой. Однако с социальными сетями все куда сложнее – вы ведь сидите в них, пока работаете над чем-то другим. Поэтому вы можете воспользоваться инструментами вроде Webtime Tracker и RescueTime, которые помогут вам понять, сколько времени у вас уходит на фейсбук и инстаграм.

Как оптимизировать повседневные задачи при помощи матрицы Эйзенхауэра?

Успешные люди 70% своего времени тратят на проекты из второго квадранта. В результате они достигают своих целей, активно предотвращают кризисы и ведут более сбалансированный и спокойный образ жизни.

Большинство людей, однако, практически не занимаются делами из второго квадранта, потому что они заняты первым, третьим и четвертым. Тем не менее, утраченное время вернуть очень просто, и вот как упорядочить свои задачи в каждом квадранте:

  •  Квадрант I: Сперва фокусируйтесь на срочных и важных задачах.
  •  Квадрант II: Выделяйте время для важных, но несрочных занятий.
  •  Квадрант III: Устраняйте, оптимизируйте, делегируйте или автоматизируйте как можно больше срочных, но неважных задач.
  •  Квадрант IV: Полностью устраните все несрочные и неважные дела.

Шаг 2: Бросайте бесполезные занятия

Это самая эффективная и чистая форма упорядочивания: ничто не нужно оптимизировать, автоматизировать или делегировать, если это можно просто вычеркнуть из своего расписания. После определения задач, которые вы хотите упорядочить, разбейте их на максимально мелкие части и уберите все, что не играет никакой роли.

Вот две стратегии, которые всегда работают:

  • Применяйте закон Парето, согласно которому 20% усилий дают 80 % результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата. Фокусируйтесь на самых важных занятиях и забудьте об остальных.
  • Научитесь говорить «нет»: Когда вам поручают новую задачу, вместо «Как я могу это сделать?» спросите «Могу ли я отказаться?».

То же самое можно сделать и с вашими занятиями в интернете:

  • При помощи Unroll.Me отпишитесь от новостных рассылок, которые вы больше не хотите получать.
  • Отпишитесь от людей в социальных сетях, неактуальных подкастов и каналов на YouTube.
  • Используйте инструменты вроде StayFocusd, Freedom и Offtime, чтобы заблокировать определенные сайты и приложения во время работы.
  • Просто удалите свои аккаунты на Facebook, Instagram, Netflix и т.д.

Как не отвлекаться на работе:

  • Подавайте неочевидные сигналы, что вас не стоит отвлекать (например, наденьте наушники или закройте дверь).
  • Согласуйте с командой время, когда вас не нужно отвлекать. Определите темы, с которыми не стоит обращаться к коллегам.

Откажитесь от ненужных совещаний:

  • Не посещайте совещания, где ваше присутствие не обязательно.
  • Полностью отмените ненужные совещания.
  • Замените встречу электронным письмом, если это возможно.
  • Сократите частоту проведения совещаний.

Входящие телефонные звонки:

  • Не указывайте свой номер телефона в подписи к электронному письму или визитке.
  • Просите людей сперва писать вам на почту, а не звонить.

Рабочая рутина:

Рабочая рутина в каждой компании разная, но вот несколько общих примеров:

  • Трудоемкие презентации или отчеты, которые легко можно обобщить в письме.
  • Разные программы подготовки, конференции и встречи за чашкой кофе.

Вот несколько стратегий, как освободить от них свое время:

  • Перед началом нового проекта задавайте себе вопрос: «Этот проект связан с моими целями и приоритетами?»
  • Научитесь говорить «нет»: вежливо отклоняйте просьбы других людей.
  • Не бойтесь спорить с начальником, если вы не видите смысла в определенной задаче. Но не стоит просто выражать несогласие, всегда предлагайте альтернативу.

Шаг 3: Оптимизируйте

Вот несколько способов, как оптимизировать свои занятия:

  • Группируйте похожие задачи и выполняйте их в один присест.
  • Выработайте привычку. Выделяйте временные интервалы для занятий. В итоге задача станет рутинной для вашего мозга и вы будете выполнять ее на автопилоте.
  • Установите временной лимит. Согласно закону Паркинсона, «работа заполняет время, отпущенное на нее». Временной лимит на определенные задания заставит вас работать эффективнее!
  • Документируйте все повторяющиеся процессы при помощи инструментов вроде Pipefy, Manifest.ly или Kissflow.
  • Создавайте шаблоны для повторяющихся задач.
  • Не забывайте про креативность! Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с повторяющимся занятием, ответьте на вопрос: «Можно ли выполнить его еще эффективнее?»

Шаг 4: Автоматизируйте

Обычно это самая веселая часть! Суть автоматизации заключается в использовании технологий для выполнения ручных и времязатратных процессов. Вот как можно упростить свою жизнь при помощи автоматизации:

  • Использовать инструменты вроде IFTTT для выполнения простых задач, связанных с приложениями и сайтами. Например: автоматически публиковать пост из Facebook на LinkedIn и Twitter.
  • Автоматическая доставка: Сервисы вроде Amazon Subscribe & Save будут автоматически пополнять ваши запасы продуктов и личной гигиены в соответствии с вашим графиком.

Есть огромное количество способов автоматизировать бизнес-процессы. Поищите полезные инструменты в Google или спросите своих знакомых, которые выполняют похожие задачи.

Шаг 5: Делегируйте

Делегировать задачи порой очень сложно, потому что мы считаем, что только мы можем нормально справиться с работой. Однако такой образ мышления мешает успеху и счастью; только забыв об эго, мы сможем достичь желаемых результатов для себя и для компании.

Аутсорсинг – это идея покупки времени за деньги. Чтобы понять, стоит ли вам обращать на него внимание, ответьте на следующие вопросы:

  • Сколько стоит час моей работы?
  • Какие задачи я могу делегировать за меньшие деньги?

Делегируйте все, что не связано с вашими целями или не соответствует вашим сильным сторонам.

Три способа, как это сделать:

  • Делегируйте простые задачи виртуальным ассистентам.
  • Делегируйте целые проекты командам или фрилансерам, но четко объясните цели и приоритеты и регулярно проверяйте результаты.
  • Чтобы делегировать решения, ответьте на вопрос: «С какими проблемами ко мне постоянно подходят сотрудники?» Затем составьте план действий для этих ситуаций и отправьте его команде. Например, установите правило вроде «покупки дешевле $50 не требуют одобрения» и доверяйте персоналу.

---

Уважаемый исполнитель!

Пожалуста, оцените качество данного исходника. Плохие тексты мы доработаем или полностью уберем из списка источников.

Хорошо   Нормально   Плохо   Очень ужасно


d9fa9010

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан. Обязательные для заполнения поля помечены *

*